A.Pengertian Analisis Pekerjaan
Analisis Pekerjaan
adalah proses pengumpulan informasi mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan
oleh seorang pekerja, yang dilaksanakan dengan mengamati cara atau mengadakan
interview terhadap pekerja, dengan bukti-bukti yang benar dari
supervisor. Analisis pekerjaan ini akan menghasilkan suatu daftar uraian
pekerjaan pernyataan tertulis mengenai kewajiban-kewajiban pekerja dan bisa
juga mencakup standart kualifikasi, yang merinci pendidikan dan pengalaman
minimal yang diperlukan bagi seorang pekerja untuk melaksanakan
kewajiban-kewajiban dari kedudukannya secara memuaskan.
B. Tujuan Analisis Pekerjaan
Analisis pekerjaan
dipakai untuk berbagai tujuan, baik sektor publik maupun sektor swasta. Berikut
ini tujuan dari analisis pekerjaan :
1. Job description, yang berisi informasi
pengeidentifikasian pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban
pekerjaan, dan pertanggungjawaban, spesifikasi pekerjaan atau informasi
mengenai standar- standar pekerjaan.
2. Job classification, penyusunan pekerjaan-pekerjaan
ke dalam klas-klas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana
sistematika tertentu. Rencana sistematika tradisional biasanya didasarkan pada
garis kewenangan organisasi, isi tugas/pekerjaan yang didasrkan pada teknologi,
dan tugas/pekerjaan ini pada gilirannya didasarkan pada perilaku manusia.
3. Job evaluation, suatu prosedur pengklasifikasian
pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam
pasar tenaga kerja luar yang terkait.
4. Job desing instructuring, meliputi usaha-usaha
untuk mengalokasi dan merestrukturalisasikan kegiatan-kegiatan pekerjaan ke
dalam berbagai kelompok.
5. Personal requirement/spesifications, berupa
penyusunan persyaratan-persyaratan atau spesifikasi-spesifikasi tertentu bagi
suatu pekerjaan, seperti pengetahuan(knowledge), ketrampilan(skills),
ketangkasan(aptitudes), sifat-sifat dan ciri-ciri(attributes and traits) yang
diperlukan bagi keberhasilan pelaksanaan suatu pekerjaan.
6. Performance appraisal, tujuan penting daripada penilaian
performansi ini adalah dengan maksud untuk mempengaruhi dari para pekerja
melalui keputusan-keputusan administrasi, seperti promosi, pemberhentian
sementara (lay off), pemindahan(transfer), kenaikan gaji, memberi informasi
kepada para pekerja tentang kemampuan-kemampuan dan kekurangan-kekurangan yang
berkaitan dengan pekerjaannya masing-masing.
7. Worker training, untuk tujuan-tujuan pelatihan.
8. Worker mobility, , untuk tujuan mobilitas
pekerja(karir), yaitu dinamika masuk-keluarnya seseorang dalam posisi-posisi,
pekerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu.
9. Efficiency, ini mencakup penggabungan proses kerja
yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas fisik lainnya
dengan referensi tertentu pada kegiatan-kegiatan kerja, termasuk
prosedu-prosedur kerja, susunan kerja dan standar-standar kerja.
10. Safety, sama dengan efisiensi, tapi perhatiannya
lebih diarahkan pada identifikasi dan peniadaan perilaku-perilaku kerja yang
tidak aman, kondisi-kondisi lingkungan.
11. Human resource planning, ini meliputi
kegiatan-kegiatan antisipatif dan reaktif melalui suatu organisasi untuk
memastikan organisasi tersebut memiliki dan akan terus memiliki jumlah dan
macam orang pada tempat yang tepat, waktu yang tepat, dll.
12. Legal/quasi legal requirements, aturan-aturan dan
ketentuan-ketentuan lainnya yang berkaitan dengan organisasi.
C. Manfaat Analisis Pekerjaan
Analisis pekerjaan
mempunyai manfaat dalam suatu pengorganisasian, antara lain :
Analisis susunan
kepegawaian (Informasi pekerjaan)
Desain Organisasi
(menganalisis elemen, menyusun posisi organisasi)
Redesain pekerjaan
(untuk meningkatkan metode pekerja, mengurangi kesalahan, eliminasi yang tidak
perlu, perbaikan kinerja)
D. Tahap-tahap
analisis
Dalam analisis
pekerjaan terdapat dua langkah utama yang harus dilakukan, yaitu (1) penentuan
tugas-tugas utama, kegiatan-kegiatan, perilaku-perilaku atau
kewajiban-kewajibanyang akan dilaksanakan dalam pekerjaan. (2) penetapan
pengetahuan (knowledge), kemampuan-kemampuan (abilities), kecakapan-kecakapan
(skills), dan beberapa karakteristik lainnya (faktor-faktor kepribadian, sikap,
ketangkasan atau karakteristik fisik dan mental yang di perlukan bagi
pekerjaan) yang dibutuhkan untuk pelaksanaan tugas-tugas.
E. Jenis Analisis Pekerjaan
1.
Analisis Pekerjaan Tradisional (Traditional Job Analysis)
Model tradisional ini
hanya mencari informasi sekitar tiga aspek, antara lain tanggung jawab yang
merinci unit organisasi kepada mana suatu kedudukan harus bertanggung jawab,
harus tunduk kepada pengarahan dan bagian pelaksanaan, skewajiban-kewajiban umum
dari seseorang yang sedang memegang suatu kedudukan, kualifikasi-kualifikasi
minimal yang diterima sebagai kelayakan.
2. Analisis Pekerjaan
yang beroreientasi hasil (Ersult-oriented Jobs Description atau RODs)
Analisis pekerjaan
yang berorientasikan hasil ini merupakan suatu kehidupan kecil di dalam program-oriented budget yang bermanfaat bagi
produktivitas.
Pengertian
Desain Pekerjaan
Menurut Handoko (1993), desain pekerjaan
adalah fungsi penetapankegiatan-kegiatan kerja seorang individu atau kelompok
karyawan secaraorganisasional. Menurut Schuler (1996), desain pekeerjaan adalah
proses penentuan dan penciptaan karakteristik serta kualitas pekejaan. Dan menurutByars
dan Rue (2004) desain pekerjaan adalah proses penyusunan pekerjaandan penetuan
aktivitas-aktivitas kerja spesifik bagi individu atau kelompok untuk
mencapai tujuan organisasional.Sejak munculnya teori ilmiah (Fredrick W.
Taylor. 1947)
pekerjaan- pekerjaan di dalam perusahaan didesain untuk mencapai efisiensi teknikal dan produktivitas. Saat ini desain pekerjaan mencakup juga sebagai sasaranorganisasi
menarik dan mengakomodasi angkatan kerja yang berbeda-bedadalam usia, gender,
gaya hidup, dan kemampuan. Namun demikian tugasdesain pekerjaan secara
keseluruhan adalah untuk menghasilkan penugasan- penugasan kerja yang
sesuai dengan kebutuhan organisasi, kebutuhan teknologidan yang
memuaskan kebutuhan pribadi pelaksana pekerjaan ( jobholder ).Kunci
sukses desain pekerjaan adalah menghasilkan keseimbangan antarakebutuhan
organisasi dan kebutuhan pelaksana pekerjaan
Langkah-langkah
Melakukan Penyusunan Struktur Organisasi
Perusahaan merupakan
salah satu bentuk organisasi yang memiliki sistem kompleks. Dengan adanya
sistem yang kompleks tersebut, tentu diperlukan suatu pengaturan yang
sistematis agar perusahaan dapat mencapai tujuan sesuai dengan yang diharapkan.
Selain menentukan langkah-langkah
menciptakan budaya organisasi, langkah lainnya adalah menyusun
struktur organisasi. Struktur organisasi adalah syarat mutlak yang harus
dimiliki oleh organisasi yang sehat. Mengapa? Karena, dengan adanya struktur
organisasi maka anggota dalam organisasi yaitu karyawan dapat mengetahui
jenjang jabatan, jenjang karir, dan job
description yang seharusnya dikerjakan.
Struktur organisasi
merupakan salah satu cara agar perusahaan dapat mengatur sumber daya manusia
yang dimiliki secara efisien. Dengan adanya struktur organisasi, diharapkan
nantinya akan semakin meningkatkan kesadaran dan komitmen karyawan agar dapat
memberikan performa kerja yang optimal. Mungkin beberapa di antara Anda pernah
menemui sebuah perusahaan yang terlihat kurang efektif. Setelah dilakukan
tinjauan lebih jauh ternyata bukan karena faktor di luar perusahaan, namun
malah lebih disebabkan struktur organisasi perusahaan yang dinilai belum tepat.
Ada banyak permasalahan yang mungkin dapat ditimbulkan jika perusahaan masih
belum memiliki struktur organisasi yang tepat, yaitu:
Diperlukan energi ekstra
untuk mensosialisasikan budaya perusahaan sekaligus job description dari masing-masing
karyawan. Dampak jangka panjang yang ditimbulkan adalah waktu kerja yang dimiliki
tidak digunakan secara efektif.
Alur koordinasi
seringkali terhambat dan terhenti di satu orang. Hal ini bukan disebabkan oleh
kemampuan komunikasi yang kurang, melainkan kesadaran akan tanggung jawab tugas
yang masih kurang. Oleh karena itu, adanya struktur organisasi berfungsi untuk
memperjelas alur instruksi dan kesadaran akan tanggung jawab masing-masing
karyawan.
Urusan yang hanya
terpusat kepada satu orang saja. Mungkin Anda bisa membayangkan bagaimana jika
sebuah perusahaan tidak memiliki struktur organisasi. Saat dihadapkan dengan
berbagai macam urusan, pemimpin atau pemilik perusahaan akan menangani segala
macam urusan dari yang paling kecil hingga urusan yang paling penting. Hal ini
tentu saja tidak efektif. Dengan adanya struktur organisasi, alur koordinasi
dan tanggung jawab jelas. Sebagai contoh, jika urusan bayar membayar dengan
customer, tentu saja tidak harus membutuhkan persetujuan pemimpin atau pemilik
perusahaan. Cukup dengan pimpinan bagian keuangan yang telah diberikan tanggung
jawab. Dengan demikian alur kerja dalam perusahaan akan lebih terarah dan
efektif.
Tanggung jawab kerja yang
kurang terkontrol. Pada contoh nomer 3 disebutkan bahwa untuk urusan keuangan
cukup melalui persetujuan pimpinan bagian keuangan. Bagi perusahaan yang sudah
memiliki struktur organisasi yang sesuai, pemilik atau pimpinan perusahaan
tidak perlu susah payah saat ingin melakukan kontrol terhadap keuangan
perusahaan. Cukup meminta laporan dari pimpinan bagian keuangan. Berbeda jika
masih belum memiliki struktur, semua akan terpusat di pimpinan dan data bisa
dipastikan akan kacau balau.
Memungkinkan terjadinya
salah tafsir kebijakan. Ketika perusahaan belum memiliki struktur organisasi
yang jelas, tentu saja pembagian jabatan dan tanggung jawab tugas juga dinilai
masih belum jelas. Sehingga saat dikeluarkan kebijakan dari manajemen akan
rentan memunculkan salah tafsir sehingga situasi lingkungan kerja menjadi tidak
kondusif. Oleh karena itu diperlukan struktur organisasi agar kebijakan yang
dikeluarkan oleh manajemen tertuju pada pihak yang tepat.
Setelah mengenal
permasalahan yang mungkin muncul akibat dari perusahaan belum memiliki struktur
organisasi yang sesuai, atau bahkan malah belum memiliki, saatnya kita membahas
bagaimana cara menyusun struktur organisasi yang tepat. Ada 5 aspek yang harus
diperhatikan dalam menyusun struktur organisasi, yaitu:
Kesesuaian dengan visi dan misi perusahaan
Beban jabatan
Uraian tanggung jawab kerja
Wilayah kerja
Usia dan jenis kelamin pemegang jabatan
Setelah Anda memiliki
data yang sesuai terkait dengan 5 aspek tersebut, Anda dapat mulai menyusun
struktur organisasi. Namun jika Anda belum memiliki data yang lengkap, maka
Anda harus melengkapi data terlebih dahulu. Ada 5 langkah yang dapat dilakukan
dalam menyusun struktur organisasi
Melakukan identifikasi proses bisnis
Pada tahapan ini, Anda
harus dapat melihat bagaimana visi dan misi perusahaan agar dapat benar-benar
mencapai pemahaman bagaimana proses operasional yang dilakukan oleh perusahaan
sehingga Anda dapat menentukan alur instruksi dan proses yang akan dicantumkan
pada struktur organisasi yang Anda buat.
Menentukan alur instruksi dan proses
Alur instruksi dan proses
harus ditentukan pada struktur organisasi. Hal ini dikarenakan agar koordinasi
dalam sebuah alur kerja dapat berjalan dengan lancar. Sebagai contoh gambaran
alur instruksi dan proses
Pada contoh struktur
organisasi di atas, dapat tergambar secara jelas bahwa jabatan head of HRD
memegang alur pemberi instruksi kepada 3 jabatan di bawahnya, yaitu Spv GA, Spv
Rec & Dev, dan Spv Personalia. Dengan adanya struktur tersebut sudah cukup
jelas jika ada instruksi dari Head of HRD akan ditujukan pada jabatan yang
mana, sehingga tidak akan terjadi salah tafsir.
Menetapkan fungsi perencanaan dan fungsi
eksekutor
Pada struktur organisasi
harus ditentukan peran fungsi perencanaan dan fungsi eksekutor. Mungkin Anda
bisa membayangkan bagaimana jika dalam organisasi semua hanya menjalakan fungsi
sebagai perencana saja tanpa ada yang melaksanakan. Tentu saja rencana hanya
akan menjadi sebuah rencana. Begitu juga sebaliknya, jika seluruh karyawan
hanya sebagai pelaksana, maka semuanya akan melaksanakan kerjanya tanpa
memiliki tujuan dan target yang jelas. Pada contoh struktur di poin nomor 2,
sudah jelas bahwa pimpinan, yaitu Head of HRD akan mengambil fungsi sebagai
perencana, sedangkan 3 orang bawahannya akan memegang peran eksekutor. Dengan demikian,
fungsi kerja akan menjadi semakin terarah dan kontrol yang dilakukan juga
semakin mudah.
Memulai menyusun struktur
Jika Anda sudah mulai
memperoleh gambaran dari setiap jabatan, sekarang saatnya menyusun struktur.
Dimulai dari struktur secara umum, hingga masuk ke bagian-bagian departemen di
perusahaan. Menyusun struktur organisasi harus memperhatikan 5 aspek penting yang
telah disebutkan dalam artikel ini. Jangan sampai ada ketidak sesuaian yang
dapat menyebabkan suasana lingkungan kerja menjadi tidak kondusif.
Melakukan evaluasi secara berkala
Setelah melakukan
penyusunan struktur organisasi, bukan berarti tugas Anda selesai. Anda harus
tetap melakukan evaluasi secara berkala. Apakah struktur yang telah Anda susun
telah memberikan dampak positif terhadap peningkatan kinerja karyawan, ataukah
malah membuat kinerja malah menjadi tidak produktiv. Lakukan evaluasi secara berkala,
dan segera lakukan diskusi dengan pihak manajemen dan lakukan perbaikan agar
permasalahan dapat segera tertangani dengan baik.
Jika Anda masih mengalami
kesulitan dalam melakukan penyusunan struktur organisasi, Anda dapat
menggunakan jasa konsultan. Ingat, lakukan penyusunan struktur organisasi
dengan bijak, dan selalu mengkomunikasikan langkah-langkah yang diambil dengan
pihak manajemen.
Ref :
